Paano handle International Payment Collection?

Ang pagtanggap ng mga order ng dayuhang negosyo ay tiyak na kapana-interes, ngunit maraming may-ari ng negosyo ang nagsisimulang makakuha ng sakit ng ulo kapag nag-iisip tungkol sa koleksyon ng bayad. Sa isang malaking order sa ibang bansa sa harap mo, lampas sa produkto, oras ng paghahatid, at presyo, may isang mas pangunahing at mahirap na katanungan: paano maaaring kolektahin ang pera na ito nang ligtas, mabilis, at walang labis na kalusugan? Ang pang-internasyonal na koleksyon ng pagbabayad ngayon ay hindi na kasing simple ng pag-upo sa opisina na naghihintay para sa mga notifications ng bangko sa pagsusulit sa kontrol ng panganib ng iyong kumpanya, epektibo, at pangkalahatang kakayahan sa pagpapatakbo.

Paano Naging Systematic Challenge ang International Payment Collection?

Si Ms. Wang, ang manager ng pananalapi sa isang kumpanya ng pag-export ng Guangzhou, ay nag-aalala tungkol dito kamakailan lamang. Sa wakas ay nag-secure ang kumpanya ng malaking order sa Gitnang Silangan, ngunit hiniling ng counterparty ang koleksyon ng bayad sa pamamagitan ng isang lokal na account sa bangko. Kapag nagtanong siya sa ilang mga bangko, ang mga tugon ay nagpapahiwatig na nangangailangan ng kumpletong dokumentasyon ng trade, Ang mga siklo ng pagsusuri ng 7 hanggang 10 araw ng negosyo, na may bayad na magkahiwalay. Ginawa nito ang kanyang napagtanto na ang koleksyon ng pagbabayad ay higit pa kaysa sa "paghihintay para sa pera upang dumating" - ito ay kasangkot sa pagpili ng kung aling account, pagdidisenyo kung ano ang proseso, kung paano pamahalaan ang dokumentasyon, kung paano matiyak ang pagsunod. Ito ay isang sistematikong proyekto.

Ipinapakita ng pananaliksik sa merkado na 68% ng maliit at medyo negosyong panlabas na pakiramdam na ang efficiency sa koleksyon ng pagbabayad ay humahawak sa negosyo whth. Ang mga malalaking kumpanya ay may mga propesyonal na koponan ng pananalapi at pandaigdigang network ng account, ngunit ang mga maliliit na negosyo ay madalas lamang maaaring umasa sa tradisyonal na paglipat ng wire sa bangko-mababang pagdating, mahirap na proseso, opaque proseso. Kapag naghihintay ka pa rin para sa mga notification ng bangko habang ang mga kompetisyon ay maaaring kumpirmahin ang pagbabayad at ayusin ang pagpapadala sa loob ng 48 oras ng pagbabayad ng customer, ang peligro ng pagkawala ng mga order ay hindi nakikitang pagtaas.

Gayunpaman, nagbabago ng teknolohiya ang sitwasyong ito. Ang mga platform ng Fintech tulad ng XTransfer, sa pamamagitan ng pag-deploy ng mga lokal na account ng pagbabayad sa buong mundo, ay nagpapahintulot sa mga mamimili na magbayad bilang mga domestic transfer, ang pag-compress ng oras ng pagdating hanggang 1-3 araw ng negosyo habang nagbibigay ng paglalakbay ng fund at automated document management. Ang pagpapabuti ng epektibo na ito ay kumakatawan sa tunay na kompetisyon para sa maliit at medium enterprises na may mabilis na pag-uugali at mahigpit na cash flow.

Ilang Mainstream Payment Collection Method: Paano Mapili?

Bank Wire Transfer (SWIFT)

Ang Wire transfer ay ang pinaka-matatag, pinaka-malawak na ginagamit na paraan. Ang mga mamimili ay nagpapatakbo sa pamamagitan ng SWIFT network, na dumadaan sa pamamagitan ng mga intermediary bank, at sa wakas ay umabot sa iyong account. Ang mga bentahe nito ay nakikilala sa kaligtasan ng mga bangko sa buong mundo at magandang traceability kung lumitaw ang mga pagtatalo. Para sa malalaking transaksyon na higit sa $500,000, maraming tao ang pumipili pa rin nito.

Ngunit ang mga disadvantages nito ay malinaw din: mabagal.Average 3-5 araw ng negosyo, at kung may inspeksyon sa mid-route o maraming mga intermediary bank, Ang mga pagkaantala ng isa hanggang dalawang linggo ay hindi hindi karaniwan. Bukod dito, ang bawat bangko ay maaaring singil sa bayad-gastos ay hindi transparent. Ang mga bangko ay mayroon ding mahigpit na pangangailangan sa dokumentasyon, na nangangailangan ng malaking tao upang maghanda.

Mga Local Payment Collection Accounts

Ang mga tinatawag na lokal na account ay mga bank account na binuksan sa bansa ng mamimili. Ang mga mamimili ay gumagawa ng direktang lokal na paglipat-mabilis at mababang gastos. Halimbawa, kung mayroon kang US account, ang mga bayad sa mamimili ng US ay tulad ng pagbabayad ng isang kapitbahay na kumpanya-maaaring dumating sa parehong araw.

Ang tradisyonal na paraan ay ang pagbubukas ng mga kumpanya sa ibang bansa at pag-set up ng mga account, ngunit ang threshold na ito ay masyadong mataas para sa maliit at medyo enterprises-time-consuming at mahal. Ngayon ang mga platform ay nagbibigay ng mga solusyon ng "virtual local account". Hindi mo kailangan ang mga entites sa ibang bansa sa pamamagitan ng mga platform na makakuha ka ng mga account sa koleksyon ng bayad sa mga malalaking market tulad ng Europa at Amerika. Matapos ang mga mamimili ay magbabayad sa mga account na ito, ang mga platform ay tumutulong sa iyo na magtipon ng pondo at magbago sa RMB-parehong mabilis at maibagay.

Letters of Credit and Documentary Collections

Mga sulat ng kreditoAy mga pagbabayad na garantisado sa bangko, na angkop para sa mga sitwasyon kung saan ang mga partido ay hindi nagtitiwala sa bawat isa o nagsasagawa ng malalaking transaksyon sa unang oras. Maaari silang balanse ang mga panganib ngunit ang operasyon ay kumplikado at mahal.

Documentary CollectyNagpapahintulot ng mga bangko na mangolekta ng bayad sa pamamagitan ng gastos ay medyo mas mababa, ngunit ang mga panganib ay higit na bumagsak sa nagbebenta. Kung ang mga mamimili ay hindi kumukuha ng mga kalakal, maaaring magkaroon ng kargamento.

Ang dalawang pamamaraan na ito ay ginagamit na mas mababa at mas mababa ngayon sa 2024, mas mababa sa 15% ng mga transaksyon ng B2B. Ngunit sa ilang espesyal na sitwasyon, tulad ng hindi matatag na sitwasyon sa pulitika sa bansa o malaking halaga para sa unang pagkakataon, Ang mga titik ng kredito ay nananatiling mahalagang tool ng pamamahala ng panganib.

Mula sa Paghahanda hanggang sa Archiving: Paano magtatag ng Standard Processes?

Paano Maghanda Bago ang Koleksyon ng Payment?

Una, dapat kang pumili ng mga channel ng koleksyon ng bayad batay sa kung saan ang iyong mga customer, kung gaano kalaki ang mga order, at kung ano ang mga ugali sa bayad. Kung ang mga customer ay sumusunod sa Europa at Amerika na may katamtamang iisang dami, ang mga lokal na account ay nagbibigay ng magandang halaga; kung ang mga customer ay nakakalat sa buong mundo, Maaaring kailangan mong mapanatili ang wire transfer bilang backup.

Kapag nagbubukas ng mga account, ang mga pangalan, address at iba pang impormasyon ay dapat tugma sa character ng mga lisensya sa negosyo para sa character; Ang mga SWIFT code at numero ng account ay hindi lubos na mali. Ito ay pinakamahusay na lumikha ng isang standard na template ng impormasyon sa koleksyon ng bayad upang ipadala direkta sa mga customer, at maiwasan ang mga error mula sa manual input.

Ang pagtatakda ng magandang relasyon sa mga bangko o platform ng koleksyon ng bayad ay kritikal din. Ipinakita ang isang responsable, pagdaragdag ng account manager o ng impormasyon sa contact ng serbisyo ng customer. Ang mga Platform tulad ng XTransfer ay karaniwang nagbibigay ng dedikadong account managers-communication sa pamamagitan ng WeChat o telepono ay magagamit anumang oras, ginagawa itong kumbinyente upang suriin ang pag-unlad ng koleksyon ng bayad.

Kapag Pera ay En Route: Paano Mag-track?

Kapag nag-sign ng mga kontrata, dapat malinaw na ipinahayag ang mga detalye sa pagbabayad: halaga, pera, timeing, na nagdadala ng mga kabayaran. Sa mga tala ng remittance, pinakamahusay na nangangailangan ng mga mamimili na tandaan ang mga numero ng order o numero ng invoice para sa madaling pag-verify.

Huwag lamang maghintay. Matapos ang mga mamimili ay gumawa ng pagbabayad, ipadala sa kanila ang mga receipt ng bangko sa iyo sa parehong araw at ipagpatuloy ang impormasyon sa key. Matapos makatanggap ng mga tanggap, agad mag-log sa online banking o platforms upang suriin. Kung walang rekord ng pagdating pagkatapos ng 24 na oras, mabilis na makipag-ugnay sa bank o platform customer service upang magtanong.

Ang pagtatakda ng isang koleksyon ng pagbabayad ay napaka-kapaki-pakinabang na dami ng bawat bayad, inaasahan at tunay na date ng pagdating, exchange rate, bayad, atbp. Regular na pagsusuri kung aling pamamaraan ang average na mas mabilis na pagdating at mas mababang gastos para sa hinaharap na optimization. Ang ilang mga propesyonal na platform ay maaaring awtomatikong gumawa ng mga ulat sa pagsusuri.

Pagkatapos ng Pera Pagdating: Paano hawakan ang Huling Mile?

PagtatakoDirektang nakakaapekto kung gaano karaming pera ang natanggap mo. Magbigay ng malapit na pansin sa mga trend ng exchange rate, pag-ayos sa medyo naaangkop na oras. Para sa malalaking pagbabayad, isaalang-alang ang settlement ng batch upang kumalat ang panganib. Ang ilang mga platform ay nagbibigay ng mga function ng alert ng exchange rate upang makatulong sa iyo sa paggamit ng mga pagkakataon.

Ang mga katumbas na kontrata, invoices, customs deklarasyon, bayarin ng lading, remittance receipts, at ang mga receipts ay dapat na organisado at archive ang lahat. Hindi lamang ito kinakailangan para sa mga inspeksyon ng pamamahala sa buwis at banyagang pagpapalitan - sila ay katibayan din kung lumitaw ang mga pagtatalo. Ito ay inirerekumenda na magtatag ng mga electronic folder sa buwan o customer, i-scan at i-save ang lahat ng mga dokumento na may malinaw na pangalan ng file na nagpapahiwatig ng mga petsa at nilalaman.

Sa pagtatapos ng buwan, verify ang mga record ng pagbabayad ng bangko o platform laban sa mga account sa pananalapi ng iyong kumpanya, pagtiyak ng mga dami at exchange rate ang lahat ng tumutugma. Kung gumagamit ng maraming channel ng koleksyon ng pagbabayad, kailangan mo lalo na na i-consolidar ang data na ito sa isang master table para sa malinaw na pananaw ng management.

Mainstream International Payment Collection Solution Comparison

Aplikadong Rekomendasyon ng Scenario:

• XTransfer Platformo: Taunang kita sa ilalim ng $5M, karamihan sa mga customer ng Europa/Amerikano/Australian, mga SME na nagpapatuloy
• Bank SWIFT Wire Transfere: Single transaksyon higit sa $500K, mature enterprises na may napakataas na pangangailangan sa seguridady
• Offshore Bank Account: Taunang kita na higit sa $10M, nangangailangan ng mga kumplikadong struktura, malalaking negosyo sa mga propesyonal na koponanan

Praktikal na Tips para sa Pagpapabuti ng International Payment Collection Efficiency

Stratehiya ng Multi-Channel Combination Stratey

Ang iba't ibang mga merkado at customers ay nagbibigay ng iba't ibang pamamaraan ng koleksyon ng bayad. Ang pagtatakda ng mga kombinasyon ng maraming channel ay maaaring balansehin ang epektibo at gastos.

Para sa maliliit at medium customers sa mga merkado ng Europa at Amerika, Sa paggamit ng mga lokal na account ng koleksyon ng bayad ay maaaring maikli ang mga oras ng pagdating at mapabuti ang karanasan ng customer. Para sa mga customer sa Gitnang Silangan, Aprika at iba pang mga rehiyon, maaaring kailangan ng tradisyonal na paglipat ng wire bilang backup. Para sa malalaking order o mga customer sa unang pagkakataon, ang paggamit ng mga titik ng kredito ay maaaring pamahalaan ang mga panganib.

Ang pagpili ng channel ay dapat tumutugma sa mga katangian ng order.Ang mga punong customer na may malaking taunang pagbili at madalas na pagbabayad ay karapat-dapat sa dedikadong mga channel ng mabilis na koleksyon ng bayad; Paminsan-minsan ang mga order mula sa mga nakakalat na customer ay maaaring gumamit ng mga standard na paglipat ng mga mas mababang gastos. Ang mga solong halaga sa ilalim ng $50K ay nagbibigay ng priyoridad ng bilis; iisang halaga ng higit sa $500K ang priyoridad ng seguridad. Ang pagtataguyod ng mga estratehiya ng koleksyon ng pagbabayad na batay sa mga prinsipyong ito ay nakakaroon ng balanse sa pagitan ng epektibo at gastos.

Regular na susuriin ang pagganap ng bawat channel at dinamikal na pag-aayos.Tally sa pamantayang oras ng pagdating ng bawat channel, buong gastos, kasiyahan ng customer at iba pang mga metrics para sa paghahambing na pagsusuri. Kung ang epektibo ng channel ay patuloy sa ibaba ng mga inaasahan, dapat mabago ang mga tagapagbigay ng serbisyo. Ang Fintech ay mabilis na nagpapaunlad sa mga bagong produkto at serbisyo na naglulunsad taun-taon na nagpapanatili ng sensitibo ng impormasyon at ang paghahanda ng bagong teknolohiya ay maaaring patuloy na pinakamahusay epektibo sa internasyonal na koleksyon ng pagbabayad.

Process Automation Transformation

Ang pagbawas ng mga hakbang sa operasyon ng manu-mano ay pangunahing upang mapabuti ang epektibo.Ang paggamit ng ERP o software ng pampinansyal upang mag-automate ang pamamahala ng order, mga notifications ng pagbabayad, paggawa ng dokumento at iba pang proseso ay maiiwasan ang paulit-ulit na operasyon ng manual.

Kapag ang mga customer ay naglalagay ng order, awtomatiko ang mga sistema ay gumagawa ng mga proforma invoice na naglalaman ng impormasyon sa koleksyon ng bayad upang ipadala sa mga customer. Kapag ang mga bangko o platform ay nakatanggap ng bayad, awtomatikong tumutugma ang mga sistema sa mga order at ipinagbibigay ng mga tauhan sa negosyo upang ayusin ang pagpapadala. Ang awtomasyon na ito ay hindi lamang nag-iingat ng tao ngunit nagbabawas din ng mga error rate.

Integrasyon ng API sa mga platform ng koleksyon ng bayadMaaaring makamit ang pag-synchronization ng data ng real-time. Ang ilang mga platform ng fintech ay nagbibigay ng bukas na API interfaces-enterprises ay maaaring direktang pag-import ng data ng koleksyon ng pagbabayad ng platform sa kanilang sariling sistema ng pampinansyal na walang manu-manong entry. Ang bawat bayad, pera, exchange rate, oras ng pagdating at iba pang impormasyon ay awtomatikong pag-update; Ang mga ulat sa pananalapi ay lumilikha sa real-time; ang management ay maaaring makuha ang status ng pondo anumang oras. Ang teknikal na integrasyon na ito ay may malaking halaga para sa mga negosyo na may madalas na koleksyon ng pagbabayad.

Ang pagtatakda ng mga pamantayang manual at sistema ng pagsasanay ay pantay na mahalaga.Organisa ang bawat hakbang ng internasyonal na koleksyon ng pagbabayad, pag-iingat, karaniwang solusyon ng problema, atbp. Sa panahon ng bagong empleyado, magbigay ng konsentrasyon na pagsasanay na tiyakin ang lahat ay gumagana ayon sa pinag-isang pamantayan. Regular na i-update ang nilalaman ng manu, na nagsasama ng mga bagong pamamaraan at diskarte na natuklasan sa pagsasanay. Ang pamantayan ay nagpapababa ng depende sa personal na karanasan-kahit sa pagbabago ng mga tauhan, hindi maaapektuhan ang epektibo ng koleksyon sa bayad.

Optimization ng komunikasyon sa Customero

Sa panahon ng mga yugto ng quotation, dapat ipaliwanag ang mga pamamaraan at pangangailangan ng koleksyon ng pagbabayad.Sa mga quotations o PIs (proforma invoices), malinaw na listahan ng mga paraan ng pagbabayad na tinatanggap ng enterprise, impormasyon sa koleksyon ng payment account, Mga kinakailangan sa remittance note, kasunduan sa pagdadala ng bayad, atbp. Magbigay ng maraming pagpipilian sa koleksyon ng bayad para sa mga customer na pumili mula sa, na binabanggit ang mga oras at gastos para sa bawat paraan, ang pagpapasya sa mga customer na batay sa kanilang mga pangangailangan. Ang transparent na komunikasyon na ito ay maaaring maiwasan ang mga sumusunod na pagtatalo at hindi pagkakaunawaan.

Magtakda ng mga mekanismo ng paalala sa bayad upang mabawasan ang mga pagkaantala.Tatlong araw bago ang mga petsa ng pagbabayad na pinagmulado ng kontrata, paalalahanan ang mga customer sa pamamagitan ng email o WhatsApp upang maghanda ng pagbabayad at muling pagpapatunay ng impormasyon sa koleksyon ng bayad. Sa araw ng pagbabayad, kung hindi natanggap ang mga resipt ng remittance, agad na makipag-ugnay sa mga customer upang maunawaan ang mga sitwasyon. Para sa mga customer na may mga termino sa pagbabayad, itinakda ang mga awtomatikong tagapag-alala na hindi nagbabayad sa kabila ng mga termino ay awtomatikong ipinakita sa pula at ipagbigay-pansin ang mga tauhan ng negosyo para sa follow-up. Maaaring mabawasan ang mga masamang panganib sa utang.

Kolektahan ang feedback ng customer upang patuloy na mapabuti ang serbisyo.Regular na humihingi sa mga customer ng opinyon tungkol sa mga proseso ng pagbabayad, pag-unawa sa mga kahirapan na nakatagpo nila at mga mungkahi. Kung maraming mga customer ang nag-uulat ng kahirapan sa ilang pamamaraan ng pagbabayad, isaalang-alang ang pagdaragdag ng mga bagong pagpipilian. Para sa mga premium customer na may napapanahong pagbabayad at makinis na kooperasyon, magbigay ng higit na mga flexible na termino o preferential prescing upang magtatag ng mga matatag na relasyon sa kooperasyon. Ang pag-optimize ng mga proseso na nakatuon patungo sa customer ay nangangailangan sa huli na nagbabago sa mga pakinabang sa kompetisyon ng negosyo.

Bumaon

Ang pandaigdigang koleksyon ng pagbabayad ay nangangailangan ng sistematikong pagpaplano mula sa pagpili ng mga naaangkop na channel, pagtataguyod ng mga karaniwang proseso, upang ipatupad ang automation at pag-optimize ng komunikasyon ng customer. Para sa maliit at medium enterprises, mga platform tulad ng XTransfer na nagbibigay ng mga lokal na account, mabilis na pagdating, transparent gastos, at ang mga awtomatikong serbisyo ay kumakatawan sa pinakamainam na solusyon. Sa pamamagitan ng mga strategies ng kombinasyon ng multi-channel, proseso ng automation transformation, at patuloy na optimization ng komunikasyon ng customer, Ang mga negosyo ay maaaring magpabuti ng malaking epektibo sa koleksyon ng pagbabayad sa internasyonal, na naging isang kompetitibong bentahe.