สิ่งที่ทำให้ EDI จำเป็นสำหรับบริษัทในปัจจุบัน

การแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์หรือที่เรียกกันทั่วไปว่า EDI เป็นโครงสร้างพื้นฐานดิจิทัลหลักสำหรับการดำเนินงาน B2B สมัยใหม่ช่วยให้ธุรกิจสามารถแลกเปลี่ยนเอกสารที่ได้มาตรฐานเช่นใบแจ้งหนี้ใบสั่งซื้อและประกาศการจัดส่งโดยตรงระหว่างระบบคอมพิวเตอร์ด้วยการขจัดการจัดการด้วยตนเอง EDI ช่วยลดต้นทุนลดอัตราข้อผิดพลาดและเร่งรอบการทำธุรกรรมทำให้เป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับบริษัทที่กำลังมองหาประสิทธิภาพและความสามารถในการปรับขนาด

เหตุใด EDI จึงมีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจ

EDI ส่งผลโดยตรงต่อการควบคุมต้นทุนประสิทธิภาพในการดำเนินงานและความสามารถในการแข่งขันเมื่อเทียบกับคู่มือการประมวลผลแบบกระดาษ EDI จะให้การปรับปรุงที่วัดได้ในหลายมิติ

ธุรกิจที่ใช้ EDI มักจะลดต้นทุนการประมวลผลเอกสารมากกว่า90เปอร์เซ็นต์การประมวลผลคำสั่งซื้อด้วยตนเองสามารถมีค่าใช้จ่ายประมาณ38ดอลลาร์ต่อธุรกรรมในขณะที่ EDI ช่วยลดรูปนี้เป็นประมาณ1.35ดอลลาร์อัตราความผิดพลาดลดลงประมาณ30เปอร์เซ็นต์เนื่องจากการตรวจสอบอัตโนมัติและรูปแบบข้อมูลมาตรฐานเงินออมเพิ่มเติมมาจากการใช้จ่ายที่ลดลงบนกระดาษการพิมพ์และไปรษณีย์มักจะเกิน35เปอร์เซ็นต์

ความถูกต้องของสินค้าคงคลังยังช่วยเพิ่มอย่างมีนัยสำคัญโดยไม่มี EDI ความแม่นยำของสินค้าคงคลังเฉลี่ยในหมู่ผู้ค้าปลีกขนาดเล็กของสหรัฐอเมริกาอยู่ที่ประมาณ63เปอร์เซ็นต์การแลกเปลี่ยนข้อมูลอัตโนมัติช่วยเพิ่มการมองเห็นและการจัดตำแหน่งแบบเรียลไทม์ทั่วห่วงโซ่อุปทานส่งผลให้กว่า80เปอร์เซ็นต์ขององค์กรขนาดใหญ่ได้นำ EDI เป็นความสามารถในการดำเนินงานมาตรฐานในระดับระบบ EDI ระดับองค์กรมีความสามารถในการประมวลผลมากกว่า120ล้านบันทึกต่อวันแสดงให้เห็นถึงความเหมาะสมของพวกเขาสำหรับการดำเนินงานในปริมาณมาก

การแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร

คำจำกัดความของ EDI

การแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เป็นวิธีคอมพิวเตอร์เป็นคอมพิวเตอร์เพื่อแลกเปลี่ยนเอกสารทางธุรกิจที่มีโครงสร้างในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้มาตรฐานแทนที่จะพิมพ์ส่งอีเมลหรือป้อนข้อมูลด้วยตนเองระบบ EDI จะส่งเอกสารโดยตรงระหว่างแอปพลิเคชันทางธุรกิจ

เอกสาร EDI ทั่วไปประกอบด้วยใบแจ้งหนี้ใบสั่งซื้อประกาศเกี่ยวกับการจัดส่งล่วงหน้าคำแนะนำในการชำระเงินและการอัปเดตสินค้าคงคลังด้วยการแลกเปลี่ยนเหล่านี้โดยอัตโนมัติ EDI ช่วยลดเวลาในการประมวลผลลดข้อผิดพลาดของมนุษย์และปรับปรุงความสอดคล้องของข้อมูลในองค์กร

วิธี Medi Interchange ทำงานอย่างไร

การแลกเปลี่ยน EDI หมายถึงการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่สมบูรณ์ระหว่างคู่ค้าการค้าสองคนกระบวนการเริ่มต้นเมื่อระบบธุรกิจสร้างเอกสารภายในจากนั้นเอกสารดังกล่าวได้รับการแปลเป็นรูปแบบ EDI ที่ได้มาตรฐานและส่งไปยังระบบของพันธมิตรอย่างปลอดภัยซึ่งจะได้รับการประมวลผลโดยอัตโนมัติโดยไม่มีการแทรกแซงด้วยตนเอง

แนวทางที่ได้มาตรฐานนี้ช่วยให้บริษัทที่ใช้ระบบซอฟต์แวร์ภายในต่างๆสามารถสื่อสารได้อย่างน่าเชื่อถือผลที่ได้คือการทำธุรกรรมที่เร็วขึ้นต้นทุนแรงงานที่ต่ำกว่าความถูกต้องของข้อมูลที่ดีขึ้นและการทำงานร่วมกันที่แข็งแกร่งในห่วงโซ่อุปทาน EDI ใช้กันอย่างแพร่หลายในอุตสาหกรรมต่างๆเช่นการค้าปลีกการดูแลสุขภาพการผลิตโลจิสติกส์และการค้าข้ามพรมแดน

กระบวนการอธิบายกลับ

สามขั้นตอนหลักของ EDI

เวิร์กโฟลว์ EDI เป็นไปตามโครงสร้างสามขั้นตอนที่สอดคล้องกัน

ประการแรกเอกสารทางธุรกิจถูกสร้างขึ้นภายในระบบภายในของผู้ส่งเช่น ERP หรือแพลตฟอร์มบัญชีเอกสารนี้มีข้อมูลการทำธุรกรรมที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

ประการที่สองเอกสารได้รับการแปลเป็นรูปแบบ EDI ที่ได้มาตรฐานโดยใช้มาตรฐานข้อความที่กำหนดไว้เช่น ANSI ASC X12หรือ un/edifact การแปลนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าโครงสร้างข้อมูลและความหมายมีความเข้าใจอย่างกว้างขวาง

ประการที่สามเอกสารที่แปลจะถูกส่งอย่างปลอดภัยไปยังคู่ค้าการค้าโดยใช้โปรโตคอลเช่น AS2หรือ sftp. ระบบรับตรวจสอบและประมวลผลเอกสารโดยอัตโนมัติ

ด้วยขั้นตอนเหล่านี้โดยอัตโนมัติ EDI จะลบเลนส์ขวดด้วยตนเองและเปิดใช้งานการประมวลผลธุรกรรมแบบเรียลไทม์ใกล้ๆ

บทบาทของมาตรฐาน

มาตรฐานเป็นพื้นฐานของ EDI มาตรฐาน EDI กำหนดว่าฟิลด์ข้อมูลมีโครงสร้างติดฉลากและส่งอย่างไรนี้จะช่วยให้ธุรกิจที่จะรวมเข้ากับคู่ค้าหลายโดยไม่ต้องอินเตอร์เฟซที่กำหนดเองสำหรับแต่ละความสัมพันธ์

การรวม EDI ที่ได้มาตรฐานมอบการปรับปรุงประสิทธิภาพที่จับต้องได้เวลารอบการสั่งซื้อสามารถลดลงได้50ถึง60เปอร์เซ็นต์ค่าใช้จ่ายในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองซึ่งโดยทั่วไปมีตั้งแต่15ถึง40ดอลลาร์ต่อใบแจ้งหนี้จะลดลงเหลือเพียงไม่กี่เซ็นต์การประมวลผลที่เร็วขึ้นยังช่วยให้บริษัทสามารถจับภาพส่วนลดการชำระเงินได้ในช่วงต้นซึ่งนำเสนอโดยผู้ขายประมาณ65เปอร์เซ็นต์

นอกจากนี้มาตรฐานยังช่วยลดข้อพิพาทปรับปรุงทัศนวิสัยของห่วงโซ่อุปทานและรองรับความสามารถในการปรับขนาดเมื่อปริมาณการทำธุรกรรมเติบโตขึ้น

ประโยชน์ของกระบวนการ EDI อัตโนมัติ

ประสิทธิภาพและการปรับปรุงความเร็ว

อัตโนมัติ EDI เร่งเวิร์กโฟลว์ธุรกิจอย่างมากในบางอุตสาหกรรมเวลาในการประมวลผลการเรียกร้องได้ลดลงจาก14ชั่วโมงเป็น45นาทีระยะเวลาการใช้งานสำหรับเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติใหม่ลดลงตั้งแต่หลายเดือนถึงสองสามสัปดาห์

ในภาคส่วน EDI ลดรอบธุรกิจลงมากกว่า60เปอร์เซ็นต์และลดระยะเวลาการสั่งซื้อเป็นเงินสดประมาณ20เปอร์เซ็นต์กำไรเหล่านี้แปลโดยตรงในการชำระเงินได้เร็วขึ้นและการไหลของเงินสดที่ดีขึ้น

ประหยัดค่าใช้จ่ายและลดข้อผิดพลาด

การป้อนข้อมูลด้วยตนเองมักจะมีอัตราข้อผิดพลาดประมาณ1เปอร์เซ็นต์ซึ่งอาจส่งผลให้ข้อพิพาทที่มีราคาแพงและการทำงานใหม่ระบบอัตโนมัติ EDI ช่วยลดรายการคำสั่งซื้อด้วยตนเองได้ถึง90เปอร์เซ็นต์และปลดปล่อยเวลาพนักงานประมาณ45เปอร์เซ็นต์สำหรับงานที่มีมูลค่าสูงกว่า

ในการดูแลสุขภาพเพียงอย่างเดียวระบบอัตโนมัติที่ขับเคลื่อนด้วย EDI ได้สร้างการประหยัดประจำปีประมาณหนึ่งพันล้านดอลลาร์โดยการลดต้นทุนการบริหารและข้อผิดพลาดในการประมวลผลตัวอย่างเช่นค่าใช้จ่ายในการประมวลผลการเรียกร้องสามารถลดลงจากเจ็ดดอลลาร์ต่อการเรียกร้องให้ประมาณหนึ่งดอลลาร์เมื่อจัดการด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์

ทำงานอัตโนมัติและปรับขนาดได้

EDI Automation standardizes เวิร์กโฟลว์เพื่อให้ทุกธุรกรรมเป็นไปตามเส้นทางที่มีการตรวจสอบเดียวกันซึ่งช่วยปรับปรุงการตรวจสอบย้อนกลับลดเอกสารที่สูญหายและให้ทัศนวิสัยแบบเรียลไทม์ในสถานะการทำธุรกรรม

จากมุมมองความสามารถในการปรับขนาดได้ EDI สนับสนุนการเติบโตโดยทำให้ง่ายต่อการจับคู่ใหม่บนบอร์ดจัดการกับปริมาณการทำธุรกรรมที่สูงขึ้นและขยายออกสู่ตลาดใหม่โดยไม่มีสัดส่วนเพิ่มขึ้นในพนักงานหรือเหนือศีรษะ

EDI ในการปฏิบัติทั่วอุตสาหกรรม

เคสใช้ในอุตสาหกรรมทั่วไป

EDI ฝังลึกในหลายภาคส่วนผู้ค้าปลีกใช้ EDI เพื่อซิงโครไนซ์คำสั่งซื้อและข้อมูลสินค้าคงคลังองค์กรด้านการดูแลสุขภาพพึ่งพา EDI สำหรับการเรียกร้องการประมวลผลและการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่ปลอดภัยผู้ผลิตใช้เพื่อประสานงานตารางเวลาการจัดซื้อและการผลิตในขณะที่ผู้ให้บริการโลจิสติกส์ขึ้นอยู่กับ EDI สำหรับการติดตามการจัดส่งและการประสานงานการจัดส่ง

ในแต่ละกรณี EDI ช่วยให้การสื่อสารระหว่างพันธมิตรการซื้อขายรวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้น

ผลกระทบทางธุรกิจและผลลัพธ์ที่ได้

องค์กรที่ใช้ระบบการสื่อสารอัตโนมัติมาตรฐานรายงานประสิทธิภาพที่ดีขึ้นอย่างสม่ำเสมอการประมวลผลได้เร็วขึ้นคุณภาพข้อมูลที่ดีขึ้นและความสัมพันธ์คู่ค้าที่แข็งแกร่งช่วยให้ความยืดหยุ่นในการดำเนินงานที่สูงขึ้นและความสามารถในการแข่งขันในระยะยาว

ความท้าทายของ EDI และทางเลือกที่ทันสมัย

ความท้าทายการใช้งานและการปฏิบัติงาน

แม้จะมีประโยชน์แต่การดำเนินการของ EDI ก็ซับซ้อนพันธมิตรการซื้อขายที่แตกต่างกันอาจใช้รูปแบบ EDI ที่แตกต่างกันต้องใช้การแปลข้อมูลและการบำรุงรักษาอย่างต่อเนื่องระบบ EDI แบบดั้งเดิมไม่ใช่แบบเรียลไทม์ซึ่งสามารถจำกัดความโปร่งใสได้การจัดการปริมาณมากและการรักษาโครงสร้างพื้นฐานในบ้านยังสามารถมีค่าใช้จ่ายสูง

ความพร้อมขององค์กรและความเชี่ยวชาญทางเทคนิคมีบทบาทสำคัญในการยอมรับ EDI ที่ประสบความสำเร็จ

ข้อควรพิจารณาด้านความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

การแลกเปลี่ยน EDI เกี่ยวข้องกับข้อมูลทางธุรกิจที่ละเอียดอ่อนและขั้นตอนการประมวลผลหลายขั้นตอนซึ่งแต่ละขั้นตอนจะแนะนำความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นระบบมรดกการอัปเดต ERP บ่อยและมาตรฐานที่แยกส่วนสามารถทำให้ความพยายามในการปฏิบัติตามข้อกำหนดซับซ้อน

โปรโตคอลการส่งข้อมูลการเข้ารหัสและการตรวจสอบที่ปลอดภัยเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อลดความเสี่ยงเหล่านี้ธุรกิจหลายแห่งได้นำโซลูชัน EDI ที่ใช้ระบบคลาวด์หรือมีการจัดการมาใช้เพื่อปรับปรุงความปลอดภัยและลดภาระการบำรุงรักษาภายใน

EDI เมื่อเทียบกับ APIs

EDI และ Apis ให้บริการวัตถุประสงค์ที่คล้ายกันแต่แตกต่างกันในแนวทาง EDI อาศัยมาตรฐานที่ยาวนานและได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวางในอุตสาหกรรมแต่มักใช้ชุดงานและมีความยืดหยุ่นน้อยลง Apis เปิดใช้งานการแลกเปลี่ยนข้อมูลแบบเรียลไทม์การควบคุมความปลอดภัยที่ทันสมัยและความสามารถในการปรับขนาดได้ง่ายขึ้นทำให้น่าสนใจสำหรับระบบนิเวศดิจิตอลรุ่นใหม่

ในทางปฏิบัติธุรกิจหลายแห่งใช้ EDI สำหรับกระบวนการถ่ายโอนข้อมูลหลักและ Apis สำหรับการรวมแบบเรียลไทม์ขึ้นอยู่กับความต้องการของพันธมิตรและความต้องการในการปฏิบัติงาน

สรุปสรุปแล้ว

การแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ยังคงเป็นเทคโนโลยีพื้นฐานสำหรับการดำเนินงาน B2B ที่มีประสิทธิภาพ35เปอร์เซ็นต์ลดอัตราความผิดพลาดได้ถึง40เปอร์เซ็นต์และเร่งรอบธุรกิจได้มากกว่า60เปอร์เซ็นต์ด้วยองค์กรห่วงโซ่อุปทานมากกว่า60เปอร์เซ็นต์ที่อาศัยอยู่ใน EDI บทบาทในการค้าสมัยใหม่ได้รับการจัดตั้งขึ้นอย่างดี

ด้วยการประเมินเวิร์กโฟลว์ปัจจุบันและการนำวิธีแก้ปัญหาอัตโนมัติที่ได้มาตรฐานมาใช้ธุรกิจสามารถปรับปรุงการไหลของเงินสดเสริมสร้างความสัมพันธ์คู่ค้าและสร้างการทำงานที่ปรับขนาดได้และแข่งขันได้มากขึ้น

คำถามที่พบบ่อย

ธุรกิจประเภทใดที่เป็นประโยชน์มากที่สุดจาก EDI

ธุรกิจที่มีคำสั่งซื้อใบแจ้งหนี้หรือการจัดส่งจำนวนมากมีประโยชน์มากที่สุดจาก EDI ซึ่งรวมถึงผู้ค้าปลีกผู้ผลิตผู้ให้บริการด้านลอจิสติกส์และองค์กรด้านการดูแลสุขภาพธุรกิจขนาดเล็กยังได้รับประสิทธิภาพและความถูกต้องจากการยอมรับ EDI

วิธีที่ปลอดภัยเป็น EDI สำหรับการแลกเปลี่ยนเอกสาร

EDI ใช้โปรโตคอลการส่งข้อมูลที่ปลอดภัยเช่น AS2และ SFTP พร้อมกับการเข้ารหัสและการควบคุมการเข้าถึงเมื่อใช้งานอย่างถูกต้องจะให้ความปลอดภัยของข้อมูลในระดับสูง

Can EDI รวมกับระบบธุรกิจที่มีอยู่

ใช่แล้วค่ะโซลูชัน EDI ส่วนใหญ่รวมเข้ากับ ERP การบัญชีและระบบสินค้าคงคลังทำให้สามารถทำงานอัตโนมัติได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนซอฟต์แวร์หลัก

วิธีคือ EDI แตกต่างจากอีเมล

EDI ส่งข้อมูลที่มีโครงสร้างโดยตรงระหว่างระบบและประมวลผลโดยอัตโนมัติอีเมลส่งข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างที่ต้องการการจัดการด้วยตนเองทำให้ EDI เร็วขึ้นและมีแนวโน้มผิดพลาดน้อยลง

การใช้งาน EDI นานแค่ไหน

โซลูชัน EDI ที่ใช้ระบบคลาวด์สามารถใช้งานได้ภายในไม่กี่วันในขณะที่การรวมที่ซับซ้อนมากขึ้นอาจใช้เวลาหลายสัปดาห์การวางแผนและการทดสอบที่เหมาะสมเป็นกุญแจสำคัญในการเปิดตัวที่ราบรื่น